Vous cherchez des conseils sur la façon de planifier une fête surprise, dont vos amis, votre famille ou vos collaborateurs parleront dans les années à venir ? Vous avez envie de faire plaisir au principal intéressé et de surprendre les invités ? C’est toujours super excitant de planifier une soirée d’anniversaire secrètement... (mais un peu stressant aussi). Découvrez alors comment organiser un anniversaire surprise original comme un pro !
C'est quoi le meilleur anniversaire surprise ?
De plus en plus de personnes veulent éviter les problématiques liées à l’organisation d’un événement quel qu’il soit. Mais TOUS veulent quelque chose de spécial !
C’est votre cas ?
Les anniversaires sont spéciaux et il n'y a aucune raison de ne pas les célébrer. Mais planifier une surprise à part entière peut être une tâche délicate.
En effet, tout le monde n'a pas la capacité d'organiser un bel anniversaire surprise pour ses proches, ses collègues ou ses collaborateurs... Certains ont recours à des idées d'anniversaire banales tandis que d'autres cherchent de l'aide pour créer un événement à part - le meilleur !
Eh bien, c'est notre véritable souhait de vous donner des conseils pour organiser la meilleure des célébrations...
Vous souhaitez savoir comment organiser un anniversaire surprise original comme un pro ?
Nous avons rassemblé quelques astuces rien que pour vous.
Organiser un anniversaire surprise original en 14 étapes
1. Lancez-vous
Les fêtes surprises, tout le monde adore !
Les gens qui les détestent, les détestent vraiment. À moins que l'invité d'honneur n'ait spécifiquement dit qu'il aime les fêtes surprises ou qu'il en voudrait une, il est difficile de savoir si c'est une bonne idée (ou pas).
Voici quelques façons de savoir si organiser un anniversaire surprise original est un bon choix ou non :
renseignez-vous au mieux sur l’invité d’honneur en demandant des infos à ses proches, collègues...
parlez-lui d'une récente surprise que vous avez aimé et observez sa réaction
tenez compte de sa personnalité – quelqu'un qui aime suivre le courant aimera probablement les surprises...
2. Jouez à Sherlock Holmes
Partez à la recherche du max d’infos sur votre invité d’honneur. Enquêtez secrètement sur ses goûts (et sur ses aversions liées à la fête, s’il y en a).
Utilisez une conversation naturelle pour évoquer ces idées. Vous pouvez :
imaginer que vous planifiez une fête pour quelqu'un d'autre
obtenir son avis sur votre tableau d'inspiration Pinterest
lui rappeler les autres soirées auxquelles vous êtes allé ensemble
parler de ce que vous avez aimé à cette soirée d’anniversaire
commenter les soirées de célébrités que vous voyez sur les réseaux sociaux...
Et n'oubliez pas d'utiliser les autres sources. Les amis, la famille, les collègues et les intervenants de l'événement, qui sont proches de l'invité d'honneur, peuvent tous mettre leur grain de sel !
Conseil de pro : réservez le rôle de détective à quelqu'un qui sait jouer de sa Poker Face !
Si l'invité d'honneur devient méfiant, vous devrez le convaincre qu’il a tort et qu'aucune fête n'est prévue pour lui. Mais en gros, à ce stade, vous êtes un peu foutu...
3. Formez une équipe
Vous pouvez très bien organiser vous-même un anniversaire surprise original.
Si vous avez des amis, de la famille ou des collègues qui sont prêts à vous aider dans la logistique, ajoutez les rôles suivants à votre mini comité de planification :
Chef d'équipe : communique avec chaque membre de l'équipe, crée et supervise la planification de fête
Le designer : choisit le thème, la palette de couleurs et les décorations
Le logisticien : gère les livraisons, les caisses de décoration, le déplacement des meubles. sur place, la décoration, la malette à outils avec toute sortes d’accroches dedans !
Le sponsor : finance et/ou définit le budget de l’événement
Le régisseur : fait les courses et fait le suivi des dépenses avec le sponsor. Il gèrera aussi les remplacements en cas de casse et l’aller-retour à toute vitesse aux grands magasins en cas d’oubli
Le traiteur : prépare ou coordonne tous les repas, vaisselles, collations et rafraîchissements. Il n’oubliera pas les glaçons, le seau et la pince. Ni la pelle et le couteau à gâteau ou encore les bougies !
Gestionnaire : crée une liste d'invités, envoie des invitations, organise le transport et confirme les RSVP
Personne de référence pour l'invité d'honneur : crée ou met en œuvre le “ plan leurre ” qui amène l'invité d'honneur sur le lieu sans gâcher la surprise. Ce rôle est, lui aussi, primordial !
Ou sinon… Vous pouvez toujours faire appel à une agence d’événements ultra personnalisés à Paris et vous occuper de trouver votre tenue pour profiter de la soirée ! 🤩
4. Commencez à organiser
Pour apprendre à planifier un birthday à thème, vous avez besoin d'un outil pour suivre toutes les tâches et d'un outil de communication pour coordonner toutes les personnes impliquées.
Les outils les plus populaires pour planifier des fêtes surprises sont :
Facebook : créez un groupe secret, invitez des amis ou des collaborateurs et ajoutez un événement Facebook avec les détails de la fête afin que les invités puissent confirmer leur présence.
WhatsApp : créez un groupe privé et invitez les gens à discuter des détails avant la fête.
Trello : pour les accros de l’organisation - créez et attribuez des tâches de planification de fête avec des dates d'échéance pour tout garder dans les délais.
5. Décidez d'un thème
Basez le thème sur les intérêts de l'invité d'honneur (sport, hobbies, travail...).
Gardez à l’esprit que les fêtes décontractées fonctionnent toujours mieux pour une fête surprise, car il est plus facile de cacher votre préparation... Mais si vous vous faites aider par des professionnels, les fêtes surprises peuvent être organisées avec plus de créativité !
6. Établissez un budget
Le budget d'une fête surprise varie en fonction du nombre d'invités, de l'emplacement, du niveau de formalité et bien plus encore.
Mais il y a toujours moyen de réduire un peu les coûts. Voici quelques options à considérer :
limitez les alcools
servez des collations légères au lieu d’un repas, organiser une fête à l’heure du goûter est la formule la plus économique !
utilisez un point focal principal de décoration - au lieu de décorer chaque centimètre carré de l'espace – et en plus ça en jette + sur Instagram !
Les fêtes d’anniversaire surprises n'ont pas beaucoup de coûts supplémentaires par rapport à une fête ordinaire…
La cour d'un voisin ou un parc public peuvent aussi faire l’affaire en petit comité !
7. Choisissez la date et l’heure
Suivez les dates et l'heure traditionnelles utilisées pour ce type de fête.
Par exemple, les anniversaires (adultes) ont généralement lieu en soirée, donc une fête d’anniversaire surprise devrait faire de même.
Conseil de pro : si vous choisissez une date et une heure pour une fête surprise, d’une part, incitez le concerné à organiser quelque chose, « même un resto, non ? ».
S’il commence tout juste la planification de son propre anniversaire en parallèle...c’est gagné !
Aussi, pensez bien à célébrer l’anniversaire un peu avant ou après le Jour J. Sinon... soupçons garantis !
8. Réservez un emplacement
Les meilleurs endroits pour un événement surprise sont un lieu où l'invité d'honneur n'ira pas accidentellement pendant la configuration et facile d’accès pour les convives (avec plusieurs options de stationnement)...
L’erreur classique est de sous-estimer le stationnement et d’éveiller le doute lorsqu’il verra 40 voitures garées devant un lieu qui ne paie pas de mine...
9. Créez un plan
Utilisez un logiciel et des outils de création de diagrammes pour déterminer où vous allez cacher les personnes et les fournitures, placer les tables et les chaises…
Vous pouvez également partager votre plan avec les invités.
Pas de place à l’improvisation : souvent le temps entre l’arrivée des derniers invités et la star du jour est très court.
Créez un grand point focal que l'invité d'honneur verra lorsqu'il entrera dans la salle de réception principale et prévoyez des tables et des chaises autour de ça.
Mais attention…
Le but d'une fête surprise… c’est la surprise !
Donc s'il y a trop de décorations autour du lieu de réception, votre invité d'honneur sera averti avant même de voir les invités.
Noooooo….
Vous devez donc donner dans la subtilité ! Pour cela, vous feriez peut-être mieux de contacter une agence événementielle experte en décoration, non ?
L’équipe Superplanner est là pour vous aider à organiser THE surprise ! On vous soufflera même quelques scénarios pour le faire se déplacer ! Contactez-nous, dès maintenant !
10. Décidez des activités à inclure
Ajoutez des activités sympas à votre plan pour mettre à l’aise l'invité d'honneur et aider les invités à se mélanger : borne photo, show de magie digitale, atelier DIY… Cela variera bien sûr en fonction du thème choisi.
Faites un brainstorming sur ce qui a le plus de sens pour l'invité d'honneur et tous les participants - et partez de là !
11. Créez un menu
La nourriture n'est pas toujours une exigence, mais la plupart des hôtes aiment au moins apporter un gâteau d'anniversaire et des cupcakes s'il s'agit d'un anniversaire surprise.
Si vous choisissez de créer un menu pour un repas complet, optez pour quelque chose que vous savez que l'hôte adorera.
Bon à savoir : un buffet froid sera toujours plus économique qu’un buffet avec des pièces chaudes qui requièrent un service de réchauffage et de remise en place tout au long de la soirée !
12. Envoyez des invitations
Les invitations numériques sont les plus discrètes et les plus faciles à dissimuler. Envoyez vos invitations au moins un mois à l'avance et collectez les RSVP une semaine avant la fête.
Assurez-vous de communiquer clairement le fait qu'il s'agit d'un anniversaire surprise !
Puis, incluez des instructions de stationnement, d'entrée… et l’horaire exacte d’arrivée de l’invité d’honneur.
Et pour ceux qui arriveront plus tard, demandez-leur de patienter jusqu'à 15 minutes après l'heure d'arrivée prévue de l'invité d'honneur afin qu'ils n'entrent pas pendant la surprise.
Créer un groupe Whatsapp permet de rapidement demander si tout le monde est bien là, et aux retardataires de vous prévenir !
13. Créez une playlist, ou mieux… Offrez-vous un DJ
Utilisez Spotify ou une autre application musicale similaire pour créer une playlist - idéalement en lien avec le thème.
Plus la musique bouge, plus vous obtiendrez une ambiance de folie. Et plus la musique est lente et décontractée, plus vous obtiendrez une ambiance cool.
Mais rien ne remplace celui qui saura faire monter l’ambiance et lancer la bonne musique au bon moment : un DJ. Et puis vous aurez moins de chance de voir Jean-Mi, Patrick, Béa et Estelle venir changer la Playlist toutes les 7 minutes pour passer - selon les goûts - de Johnny à Marilyn Manson à Larusso.
14. Préparez l’effet de surprise
Posez-vous ces questions importantes pour planifier la grande révélation :
Voulez-vous que tout le monde attende debout dans le noir, puis allume les lumières ? Que les participants sortent de derrière les meubles ? Que tout le monde porte un masque à l’effigie de l’invité surprise ?...
Si vous organisez une fête surprise virtuelle (oui oui ça existe), demandez à chacun de laisser son ID de réunion vide ou de le remplacer par un message d'accueil approprié.
Demandez-leur d'éteindre leur caméra, puis, invitez le principal concerné à la réunion Zoom.
Si vous êtes physiquement présent, entrez dans la réunion à l'avance, activez le microphone pour que les gens puissent vous entendre venir et ouvrez l'écran pour que l'invité d'honneur puisse voir tout le monde.
Surpriiiiiise !
Déléguer l’organisation d’une fête d’anniversaire à une agence événementielle en or
Voilà, vous savez maintenant comment organiser une fête surprise comme un pro !
Mais… rester dans la confidence n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’il s’agit de mettre en place un scénario d’anniversaire surprise.
Voilà pourquoi faire appel à une agence d’événements ultra personnalisés à Paris s’avère être une idée de génie !
Car vous ne pourrez pas forcément compter sur votre famille ou vos collègues si vous souhaitez organiser un anniversaire surprise original - et créer l’effet waouh tant espéré !
Si vous hésitez encore, répondez simplement à ces questions :
Savez-vous... :
par quel bout commencer pour organiser un anniversaire surprise ?
où célébrer l’événement secret ?
quels prestataires choisir : fleuriste, photographe, traiteur…
quel est le budget pour organiser une fête inoubliable (sans pépins et sans fuite) ?
combien de temps tout cela va prendre à organiser et coordonner le jour J, sans se mettre sois-même de côté et oublier de profiter...
Pas si facile de s’y retrouver seul, n’est-ce pas ?
Vous souhaitez planifier un événement ultra personnalisé ? Demandez de l’aide à une agence événementielle au top et contactez la team Superplanner, sans plus attendre !
Promis… nous saurons faire de cette journée spéciale un moment convivial et festif.
L’équipe Superplanner.
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